Makalah Inventarisasi dan Analisis Tenaga Kerja

MAKALAH

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Dosen: Dra. Ratna Nikin Hardati

Disusun Oleh:

Mariana Rohmatussania (213092001)

Yosilia Martha A (2130920019)

Poppy Pratiwi (2130920021)

JURUSAN ILMU ADMINISTRASI NIAGA

FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI

UNIVERSITAS ISLAM MALANG

2016

KATA PENGANTAR

بِسْمِ١للهِ١لرّحْمنِ١لرَّحِيْمِ  

Puji syukur atas kehadirat Allah SWT yang maha pengasih lagi maha penyayang. Karena berkat rahmat dan hidayah-Nya Kami bisa menyusun dan menyajikan Makalah PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN SUMBERDAYA MANUSIA ini yang berisi tentang “Inventarisasi dan Analisis Tenaga Kerja” sebagai tugas kuliah. Tak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah membantu hingga makalah ini selesai dibuat.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Makalah PPSDM  ini masih terdapat banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Oleh karna itu, penulis mengharapkan kritik serta saran yang membangun guna menyempurnakan makalah ini dan dapat menjadi acuan dalam menyusun makalah-makalah atau tugas-tugas selanjutnya.

Penulis juga memohon maaf apabila dalam penulisan makalah ini terdapat kesalahan pengetikan dan kekeliruan sehingga dapat membingungkan pembaca dalam memahami maksud penulis.

Malang, 09 Mei 2016

                                                                                                                                Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................................... i

DAFTAR ISI........................................................................................................................ ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang.......................................................................................................... 1

1.2  Rumusan Masalah..................................................................................................... 2

1.3Tujuan Masalah.......................................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN

       2.1 Inventaris Dasar....................................................................................................... 3

       2.2 Perhitungan Utama Jumlah Tenaga Kerja................................................................ 3

       2.3 Persediaan Data Penilaian Prestasi.......................................................................... 6

       2.4 Sumber-sumber Data............................................................................................... 7

       2.5 Persediaan tentang Data Potensi Kemampuan Karyawan...................................... 10

       2.6 Analisis Terhadap Kebutuhan Tenaga Kerja (Work Force Analysis)………….....10

     

BAB III PENUTUP

3.1  Kesimpulan............................................................................................................. 14

3.2  Saran....................................................................................................................... 15

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  LATAR BELAKANG

Tenaga kerja menyadiakan sarana untuk kebutuhan, sarana kebutuhan dapat datang dari dua sumber, yakni internal dan eksernal. Sumber yang lebih disukai adalah sumber internal, tetapi kita harus mengetahui secara detil tingkat dimana kit dapat menentukan kebutuhan kita dari orang yang telah dipekerjakan. Jika kebutuhan yang penuh tidak bisa dijumpai dari sumber internal, maka perekrutan eksternal akan diperlukan. Jika kita mempunyai tenaga kerja dalam jumlah yang melebihi kebutuhan, kemudian melebihi waktu untuk latihan kerja, maka pemborosanlah yang akan tterjadi.

Untuk melengkapi jumlah dari sumber daya tenaga kerja yang ada, kita memerlukan hubungan dengan kebutuhan yang direncanakan, kita harus mengambil suatu inventori secara hati-hati dari persediaan dan harus dipertimbangkan. Sesudah itu kita harus meneliti perubahan yang berlangsung di dalam perusahaan, tingkat kemajuan sampai struktur promosi, serta tingkat kerugian karyawan.

1.2  RUMUSAN MASALAH

1.      Inventaris Dasar

2.      Perhitungan Utama Jumlah Tenaga Kerja

3.      Persediaan Data Penilaian Prestasi

4.      Sumber-sumber Data

5.      Persediaan tentang data potensi kemampuan karyawan

6.      Analisis terhadap Kebutuhan Tenaga Kerja

1.3  TUJUAN

1.      Untuk mengethui apa itu inventaris dasar

2.      Untuk mengetahui bagaimaa perhitungan utama jumlah tenaga kerja

3.      Untuk mengetahui dari persediaan data penilaian prestasi

4.      Unuk mengetahui sumber-sumber data

5.      Untuk Mengetahui bagaimana persediaan data potensi kemampuan karyawan

6.      Untuk mengetahui analisis terhadap kebutuhan tenaga kerja

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Inventaris Dasar

Arsip personnalia adalah suatu sumber informasu yang akan memberikan langkah pertama dalam usaha melengkapi tenaga kerja. Hal itu melibatkan analisis yang terperinci menyangkut pernsediaan karyawan, dan analisis tentang kebutuhan kebutuhan tenaga kerja dimasa lalu yang mampu memberikan kontribusiuntuk memproyeksikan evolusi dimasa depan dari persediaan.Jawaban

2.2 Perhitungan Utama Jumlah Tenaga Kerja

Yang mula-mula kita temukan adalah bahwa pertanyaan mengenai jumlah tenaga kerja dapat dijawab di dalam orgsnisasi yang berbeda. Jawaban yang jelas nyata mungkin sepertinya adalah total jumlah orang pada daftar gaji, tetapi jika karyawan bekerja secara part –time, maka tidak perlu dilakukan perhitungan osecara akurat dalam rangka mendapatkan suatu Full Time yang efektif (EFT) yang benar.

Dalam suatu proses [abrik dalam pekerjaan bergilir selama tujuh hari berturut-turut, rata-rata pada dasarnya 56 jam per orang tiap minggu. Suatu perundingan yang merubah menjadi 40 jam tiap minggu memerlukan peningkatan penting dalam tenaga kerja untuk tidak merubah suatu volume pekerjaan. Jam lembur dapat dievaluasi dengan cara yang serupa. Kontrol lembur yang baik adalah penting seperti perhitungan jam lembur yang memberikan pembayaran premi sehingga karyawan akan terpuaskan karena biaya tenaga kerja mereka yang lebih tinggi.

Untuk mengetahui jumlah tensgs kerja yang ada, kita juga bisa melakukan analisis lebih rinci melalui pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

·         Ketenagakerjaan – Berapa banyak orang dipekerjakan sebagai pramuniaga, dan lain-lain. ?

·         Kecakapan – Berapa banyak karywan mempunyai tingkat seni, dan lain-lain?

·         Pelatihan – Berapa banyak sudah menghadiri kursus tertentu, dan lain-lain?

·         Distribusi Usia – Berapa banyak karyawan dengan usia antara 55 dan 60?

Faktor-faktor yang diperhatikan dalam melakukan inventarisasi tenaga kerja adlah:

1.      Ketenagakerjaan

Pekerjaan yang dilakukan karyawan menuntut adanya pelatihan, keterampilan dan pengalaman, sehingga individu menjadi lebih baik untuk dalam suatu bidang yang sama dibandingkan jika melakukan bidang  pekerjaan yang berbeda yang menuntut tingkat ketrampilan yang berbeda pula. Adapun bidang-bidang pekerjaan meliputi: keuangan, pemasaran, produksi, kesekretariatan, dan seterusnya. Selain menyelidiki data jumlah enaga kerja pada masing-masing bidang dalam suatu organisasi, juga harus dilakukan suatu tinjauan ulang terhadap anggaran yang dapat dibuat.

2.      Kualifikasi

Beberapa kumpulan dari oranag-orang yang mempunyai kemampuan dan keterampilan dapat kita analisis sebaai bgian dari inventori tenaga kerja suatu organisasi. Data pada kualifikasi harus berkonsenterasi pada lulusan saja, tetapi juga perlu meliputi prestasi akademis dari kemampuan keseluruhan pekerja dan meliputi semua prestasi profesional dan bersertifikat lainnya.

3.      Pelatihan

Perusahaan menempatkan pelatihan sebagai suatu kegiatan yang penting dan berarti, dan memerlukan suatu inventori dari orang-orang yang sudah menyelesaikan pelatihan tersebut lebih awal untuk memberikan bekal pelatihan kepada karyawan yang terhitung masih baru. Sebagai contoh, dibeberapa perusahaan karyawan harus menyelesaikan suatu kursus manajemen wal perusahaan sebelum mereka dapat ditetapkan untuk tempat manajerial.

4.      Pengalaman

Didalam suatu catatan tentang personil karyawan, maupun sejarah kerier karyawan, akan menunjukkan jabatan serta tingkat penggajian dan lain sebagainya akan menyediakan keterangan menyangkut pengalaman dari suatu individu tertentu. Pengkodean suatu pengalaman karyawan dapat sesekali waktu dikonsumsi, tetapi sebagian besar dapat ditutupi dengan mudah oleh pengendoran fungsi utama dari sub fungsi yang dilakukan oleh individu itu. Ini memungkinkan suatu daftar panjang calon yang di siapkan dan catatan penuh yang mereka teliti. Keterangan lebih lanjut mengenai karyawan dalam suatu perusahaan dapat ditunjukkan dengan data yang menunjukkan tingkat dimana individumempunyai pengalaman dalam perusahaan lain.

5.      Kemampuan

Analisis kemampuan yang dimaksut adalah yang mengidentifikasi kemampuan yang diperlukan didalam manajemen yang sejalan dengan misi perusahaan yang jelas. Ini diikuti dengan mempertemukan keseimbangan kemampuan didalam kelompok para manajer, pemanfaatan kekuatan individu dan meliindungi kelemahan individu, dan memimpin kearah peningkatan efisien untuk  kelompok.

6.      Keahlian dalam pengusaan Bahasa asing

Adanya globalisasi bisnis akan memberikan suatu peningkatan permintaan Bahasa asing dan ini akan menjadi elemen penting dalam berbagai inventori. Inventori dilakukan untuk mengidentifikasi tata Bahasa dalam fungsi pemasaran dan penjualan sebagai kebutuhan utama. Bidan lain dimana bahasan menjadi penting adalah riset dan pengembangan, terutaman sekali didalam perusahaan multinasional. Beberapa perusahaan internasional akan merekrut lulusan jika mereka lancer dalam Bahasa asing.

7.      Distribusi usia

Studi analisa ini boleh muncul kapan saja, membahas tenang segala kategori karyawan dalam kelompok umur, adanya kesiapan promosional karyawan, atau pengunduran diri dalam kurun waktu jangka pendek, dan lain sebagainya. Semuanya menerangkan suatu interaksi antara pihak manajemen dan karyawan pada saat berkelanjutan dan perencanaan rangkaian operasi yang efektif. Suatu analisa distribusi uasia pada masing-masing tingkatan manajemen memiliki berbagai kesulitan yang nyata yang dapat memberikan pikiran serius sebelum mereka tumbuh ke dalam permasalahan. Pengelompokan pada usia terhadap grafik gaji dapat menandai adanya permasalahan potensi yang mana memerlukan penyelidikan lebih lanjut..

8.      Kombinasi Faktor

Kombinasi factor menunjukan permasalahan atau kekutan di dalam tenaga kerja. Jika dilihat dalam hal usia pada bidang riset dan pengembangan menyarankan pengalaman adalah kekuatan; tetapi adanya penciptaan teknologi misalnya bisa dijadikan pembatasan dalam proporsi promosi keryawan atau orang.

9.      Analisis Leavers

Merupakan analisis tentang siapa saja karyawan yang bebas tugas. Analisis ini meliputi pola gaji dan usia orang-orang yang bebas ugas. Kita dapat memperkirakan apakah perubahan kebijakan akan mempunyai beberapa dampak pada mereka untk tetap tinggal di perusahaan itu.

2.3 Persediaan Data Penilaian Prestasi

Penilaian bagi suatu perusahaan dapat digunakan sebagai suatu dasar untuk memberikan suatu informasi dalam hal prestasi dan potensi karyawan sehingga perusahaan akan lebih mudah dalam mempersiapkan data-data berkaitan dengan invertaris tenaga kerjanya. Penilaian dikaitkan dengan seberapa baik karyawan menyelesaikan pekerjaannya. Tujuan penilaian  haarus mengidentifikasi, bekerja sama dengan individu, serta bagaimana meningkatkan prestasi kerjanya. Dalam proses ini, akan diperlukan latihan dan pengembangan.

Tidak semua kriteria pengukuran kinerja dipakai dalam suatu penilaian kinerja karyawan, tentu hal ini harus disesuaikan dengan jenis pekerjaan yang akan dinilai. Bernadian dan Russel (1195), mengajukan enam kriteria primer yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja adalah:

1)      Quality, merupakan tingkat sejauh mana proses atau hasil pelaksanaan kegiatan mendekati kesempurnaan atau mendekati tujuan yang diharapkan.

2)      Quantity, merupakan ajumlah yang dihasilkan, misaknya jumlah rupiah, jumlah unit, jumlah siklus kegiatan yang diselesaikakn.

3)      Timeliness, adalah tingkat sejauh mana  suatu kegiatan diseesaikan pada waktu yang dikehendaki, dengan memperhatikakan koordinasi output lainsecara waktu yang tersediauntuk kegiatan lain.

4)      Cost-effectiveness, adlah tingkaat sejauh mana penggunaan daya organisasi (manusia, keuangan, teknologi, material) dimaksimalkan untuk mencapai  hasil tertinggi, atau pengurangan kerugian dari setiap unit penggunaan sumber daya.

5)      Need for supervision, merupakan tingkat sejauh mana seorang pekerja dapat melaksanakan suatu fungsi pekerjaan tanpa memerlukan pengawasan seseorang supervisor untuk mencegah tindakan yang kurang diinginkan.

6)      Interpersonal Impact, merupakan tingkat sejauh mana karyawan memerlukan harga diri, nama baik dan bawahan.

Penilaian juga mempunyai beberapa pengaruh dalam hal pemberian upah. Oleh karenanya, dengan adanya motivasi itu diharapkan perusahaan mempunyai suatu inventaris dari kemampuan karyawan untuk dapat melakukan pekerjaan lain pada jabatan yang sama, atau bekerja pada suatu tingkat jabatan yang lebih senior.

Bagi perusahaan tujuan dari perusahaan penilaian prestasi adalah menyediakan suatu pengukuran standar dalam penilaian prestasi berkaitan dengan seberapa baik  karyawan mengerjakan pekerjaan di tempat kerjanya. Dalam hal ini karyawan harus menerapkan suatu pemahaman pekerjaan itu sendiri secara jelasdan spesifik, sasaran-sasaran yang  harus dicapai di masa depan, serta mampu mengalokasikan sumber daya yang ada. Sebaliknya bagi penilaian itu sendiri harus secara penuh menghargai bahwa ia sedang  menilai prestasi individu terhadap kebutuhan pekerjaan, dan bahwa tidak relevannya semua faktoor yang tidak dihubungkan dengan prestasi pekerjaan. Penilaian juga dirasakan penting bagi untuk dilaksanakan oleh para manajer yang telah dilatih menghargai berbagai kesulitan dari tugas yang  telah dilakukan karyawannya.

2.4 Sumber-sumber Data

Tersedia beberapa sumber data untuk mengukur berbagai aspek penilaian kinerja. Sumber-sumber ini dapat diklasifikasikan kedalam tiga kategori: data produksi, data personalia, dan pertimbangan-pertimbangan lainnya.

1)      Data Produksi

Data produksi mengevaluasi kadar penyelesaian tugas dengan mengukur  kuantitas dan kualitas kinerja. Contoh-contoh data produksi adalah jumlah unit yang dihasilkan per jam, presentase kesalahan, nilai dan volume penjualan, laba, kembalian investasi, jumlah orang yang diawasi, jumlah polis asuransi yang terjual, dll. Data produksi  biasanya dianggap ukuran kinerja yang terbaik karena data ini dapat langsung diamati, langsung dapata dihitung sehingga setiap orang menyepakati pengukurannya.

Dengan adanya penerapan teknologi memungkinkan perusahaan memantau kinerja karyawan-karyawannya dan mengumpulkan data produksi yang ekstensif. Hal itu dapat dilihat dari beebrapa contoh diantaranya perusahaan memantau panggilan-panggilan telepon pelanggan untuk menentukan kualitas layanan jasa yang diberikan  oleh para karyawan, dan kemudian menggunakan informasi ini guna menerapkan program-program insentif agar memotivasi kinerja karyawan. Satu lagi contoh, para penatar diharapkan melatih para karyawan oleh karena itu dievaluasi menurut kuantitas maupun  kualitas pelatihan yang mereka berikan.

2)      Data personalia

Data personalia mengacu kepada jenis informasi yang dijumpai dalam arsip-arsip personalia karyawan. Contoh-contoh data personalia adalah ketidakhadiran, keterlambatan, masa dinas, lamanya pelatihan guna mengasah kompetensi, program-program pelatihan yang diikuti. Departemen sumber daya manusia yang dirancang dengan baik patut memiliki suatu sistem untuk mengumpulkan dan menganalisis data tersebut.

Pendekatan-pendekatan sistematis yang dapat dilakukan perusahaan dalam melakukan penilaian prestasi kerja karyawan adalah:

a)      Penilaian Sistematis oleh Atasan

Penilaian yang sistematis dan dilakukan secara berkala mempunyai banyak manfaat bagi organisasi. Manfaat pertama adalah memberikan infoormasi yang sangat membantu di dalam keputusan-keputusan yang menyangkui masalah-masalah seperti, promosi, kenaikan gaji, dan transfer. Manfaat yang kedua adalah bisa dugunakan untuk mendorong dan memimpin pengembangan karyawan. Persyaratan untuk melakukan penilaian yang akurat dan periodic akan memberikan dorongan  kepada pihak atasan untuk melakukan penilaian yang lebih baik. Setiap atasan haruslah mengetahui apa dan bagaimana pekerjaan para bawahannya. Dan dengan adanya penilaian prestasi kerja ini mau tidak mau membuat  para atasan memperhatikan para bwahanny.

b)      Sistem-sistem Penilaian Prestasi Kerja Tradisional

Ada berbagai sistem pengukuran prestasi kerja para karyawan. Sistem-sistem ini mempunyai dasar yang sama dengan sistem-sistem untuk penilaian jabatan (evaluasi jabatan). Meskipun demikian perlu disadari bahwa kedua jenis penilaian ini mempunyai tujuan yang cukup berbeda. Penilaian prestasi kerja lebih ditujukan untuk menentukan baik tidaknya seorang karyawan untuk bisa dipakai sebagai dasar promosai. Sedagkan penilaian jabatan ditujukan untuk menentukan harga suatu jabatan, yang pada akhirnya nanti akan disusun struktur upah yang adil dan layak. Sistem-sistem penilaian prestasi kerja diantaranya adalah:

Ø  Ranking

Cara tertua dan paling sederhana untuk menilai prestasi kerja adalah dengan membandingkan karyawan yang satu dengan karyawan yang lain untuk menentukan siapa yang lebih baik. Pembandingan dilakukan secara keseluruhan, artinya tidak dicoba dipisah-pisahkan factor-faktor yang mempengaruhi prestasi kerja.

Ø  Grading

Kategori untuuk prestasi kerja karyawa misalnya adalah baik sekal, memuaskan dan kurang memuaskan, yang masing-masing mempunyai definisi yang jelas. Faktor-faktor yang diperbandingkan dalam metode ini diuraikan secara lebih rinci. Prestasi kerja dari tiap karyawan kemudian diperbandingkan dengan definisi masing-masing kategori ini, untuk dimaasukkan ke dalam salah satunya.

Ø  Skala Grafis

Pada metode ini baik tidaknya pekerjaan seorang karyawan dinilai berdasarkan factor-faktor yang hanya dianggap penting bagi prlaksanaan pekerjaan tersebut.  Kemudian masing-masing factor tersebut, seperti kuantitas dan kualitas pekerjaan, kerja sama, kepemimpinan, kehati-hatian, pengetahuan mengenai jabatannya, kerajinan, kesetiaan, dapat tidaknyadiandalkan dan inisiatif dibagi kedalam berbagai kategori, misalnya baik sekali, cukup, kurang dan sebagainya, yang disertai dengan definisi yang jelas untuk masng-masing factor dan masing-masing kategori.

Disamping menyadari pentingnya pemilihan metode atau sistem yang akan digunakan. Kita perlu pula menyadari pentingnya kemampuan penilai. Disini kita akan membicarakan siapa yang akan menilai, bagaimana ia harus dilatih dan bagaimana ketepatan penilaian harus dipelihara.

ü  Siapa yang menilai

Pada umumnya yang mempunyai wewenang untuk menilai adalah atasan langsung kepada para bawahan. Cara lain yang ditempuh adalah menilai kembali hasil penilaian (review) dari seorang atasan dalam suatu departemen. Pihak yang melakukan “review” bisa baagian personalia ataupun pihak atasan yang tingkatannya lebih tinggi dari atasan di tempat kerja kita.  Selain itu dengan menggunakan pendekatan behavior mengajak para bawahan untuk melakukan penilaian terhadap diri mereka sendiri. Setidaknya mereke diharapkan untuk bisa mengontro; diri mereka sendiri berkaitan dengan kemajuan atau kemunduran kinerja yang telah dilakukan.

ü  Kapan melakukan penilaian

Jadwal penilaian biasanya berlangsung dua atau sekali dalam satu tahun. Para  karyawan baru, biasanya dinilai lebih sering daripada karyawan lama. Yang perlu diperhatikan adalah bahwa penilaian tidak perlu diselesaikan dalam waktu satu hari. Apabila jumlah karyawan yang dinilai cukup banyak, 20 atau 30 orang misalnya; penilaian dalam waktu stu hari jelas akan memberikan beban yanag terlalu berat, dan mungkin tidak bisa nelakukan penilaian dengan baik. Dengan kata lain pelaksanaan penilaian disesuaiakan dengan gambaran secara keseluruhan mengenai ketenagakerjaan yang ada pada perusahaan tersebut.

2.5 Persediaan tentang Data Potensi Kemampuan Karyawan

Dalam mempersiapkan potensi karyawan di masa depan perusahaan perlu mempersiapkan data-data mengenai:

1.      Pekerjaan apa yang dapat dilakukan karyawan saat ini?

2.      Pekerjaan apa yang dapat dilakukan karyawan di masa depan?

3.      Apakah karyawan perlu diberikan pelatihan yang sesuai dengan bidang pekerjaan dan diberikan kesempatan untuk mengembangkan pengalaman?

2.6 Analisis terhadap Kebutuhan Tenaga Kerja (Work Force Analysis)

Dua masalah sumber daya manusia yang sering dijadikan sebagai indikasi efektivitas keorganisasian adalah ketidakhadiran (absenteeinsm) dan perputaran karyawan (turnover). Apabila statistic ketidakhadiran dan perputaran karyawan melonjak, maka manejer-manajer perlu mengevaluasi situasi dan menentukan apakah kenaikan statistik itu dikarenakan kondisi kerja yang semakin buruk, atau karena sebab-sebab lain. Ketidakhadiran dapat menjadi subtitusi terhadap perputarann karyawan, khususnya apabila tidak banyak alternative pekerjaan yang tersedia.

Dalam upaya menganalisis masalah-masalah ketidakhadiran secara cermat, manajemen membedakan dua jenis ketidakhadiran dan perputaran karyawan: yaitu karena sukarela dan paksaan. Ketidakhadieran sukarela (voluntary absenteeism) dan perputaran sukarela (voluntary turover) terjadi pada saat kalangan karyawan mempunyai pilihan bekerja atau tidak bekerja, dan mereka dengan sengaja memilih berhenti bekerja. Ketidakhadiran terpaksa (involuntary absenteeism) dan perputaran terpaksa (involuntary turnover) terjadi pada saat para karyawan kehilangan pekerjaan atau diberhentikan karena alasan-alasan diluar kendali mereka. Dua contoh perputaran terpaksa adalah pemutusan hubungan kerja (PHK) . Organisasi memutsukan hubungan kerja karena karyawan tersebut tidak lagi dibutuhkan. Beberapa contoh ketidakhadiran terpaksa adalah masalah-masalah kesehatan, kematian, sakit parah, kesulitan-kesulitan transportasi, dan cuaca buruk.

1.      Ketidakhadiran

Kontrol ketidakhadiran perlu diawasi oleh supervisor dan para manajer, karena mereka adalah sumber data yang bisa memberi masukan berkaitan dengan arsip ketidakhadiran setiap karyawan. Untuk mengurangi angka ketidakhadiran diharapkan antara atasan dan bawahan mampu membuka komunikasi secara terbuka dari dua arah sehingga akan diketahui penyebab ketidakhadiran dan akan dicarikan solusi untuk  mengatsinya. Masalah ketidakhadiran haruslah segera dapat diatasi mengingat dengan adanya angka ketidakhadiran tentu saja bakal mengurangi jumlah orang yang tersedia untuk melaksanakan pekerjaan, sehingga pada akhirnya akan semakin menyulitkan perusahaan mencapai target produksi. Untuk itu kita bisa melakukan analisis dengan cara sebagai berikut:

      Mencata nama karyawan yang absen

Seringkali terjadi bahwa tingkat absensi yang tinggi disebabkan oleh kelompok karyawan yang sering tidak masuk kerja. Dengan demikian, kalua kita mempunyai catatan tentang nama-nama karyawan yang sering absen, kita mempunyai dasar untuk melakukan tindakan pendisiplinan.

      Mencatat sebab-sebab ketidakhadiran

Alasan yang sering terjadi adalah karena factor sakit. Sebab-sebab lain biasanya tentang kesulitan transportasi (terutama di kota-kota besar), keperluan-keperluan pribadi, da menjaga anak-anak. Untuk alasan-alasan sakit, perusahaan misalnya bisa memberi fasilitas kesehatan kepada karyawan. Perusahaan bisa memberi fasilitas jemputan untuk mengatasi persoalan transportasi, dan mendirikan tempat merawat anak-anak, agar para karyawan tidak perlu merasa emas meninggalkan anak-anak di rumah.

      Memperhatikan kelompok umur yang sering absen

Pada umumnya karyawan dalam usia belasan mempunyai kecenderungan untuk sering tidak hadir. Sedanaglan bagi karyawan yang cukup umur, biasanya mereka jarang tidak masuk kerja. Tetapi untuk karyawan golongan tua absensinya sering dalam waktu lama karena sebab-sebab kesehatan.

      Kelompok jenis kelamin

Kelompok karyawawi pada umumnya cenderung sering tidak masuk disbanding dengan para karyawan. Sebab-sebabnya biasanya karena mereka tergolong kelompok penerima upah yang rendah, pekerjaannya dianggap tidak menyenangkan.

      Hari-hari sering tidak masuk kerja

Tabulasi hari-hari sering tidak masuk kerja, akan bisa memberikan pola yang sangat menarik. Biasanya hari sering tiadk masuk kerja adalah hari Sabtu atau Senin, sesudah hari gajian atau sesudah hari libur.

      Kondisi kerja

Disamping sebab-sebab diatas, mungkin juga tingginya tingkat absensi disebabkan karena kondisinkerjanyang buruk, pekerjaan yang membosankan atau alasan rekan sekerja yang tidak menyenangkan.

2.      Perputaran Karyawan

Perputaran karyawan adalah tingkat perpindahan (movement) melewati batas keanggotaan dari sebuah organisasi. Di dalam arti yang luas, turnover diartikan sebagai aliran para karyawan yang  masuk dan keluar perusahaan. Turnover ini merupakan petunjuk kestabilan karyawan. Semakin tinggi turnover berarti semakin sering terjadi pergantian karyawan. Perputaran karyawan, sebagai mana halnya ketidakhadiran, akan menambah jumlah orang yang dibuthkan. Tingkat perputaran karyawan yang tinggi dapat dijumpai pada beberapa kasus yang terjadi pada perusahaan diantaranya karyawan yang berhenti secara sukarela, terminasi oleh perusahaan, serta pensiun. Dan hal ini akan merugikan perusahaan, sebab apabila seorang karyawan meninggalkan perusahaan akan membawa berbagai biaya seperti:

      Biaya perekrutan karyawan. Menyangkut waktu dan fasilitas untuk wawancara, serta biaya-biaya lain dalam penarikan karyawan baru.

      Biaya latihan. Menyangkut waktu yang digunakan oleh departemen personalia yang memberikan pelatihan serta waktu bagi karyawan yang dilatih.

      Tingkat kecelakaan para karyawan baru, biasanya cenderung tinggi.

      Adanya produksi yang hilang selama masa perganian karyawan.

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa dengan adan ya tingkat turnover yang tinggi dari suatu departemen tertentu menunjukkan bahwa departemen tersebut perlu diperbaiki dalam hal pengawasan maupun kondisi kerjanya.

BAB III

PENUTUP

3.1  KESIMPULAN

Untuk melengkapi jumlah dari sumber daya tenaga kerja yang ada, kita memerlukan hubungan dengan kebutuhan yang direncanakan, kita harus mengambil suatu inventori secara hati-hati dari persediaan dan harus dipertimbangkan. Sesudaha itu kita harus meneliti perubahan yang berlangsung di dalam perusahaan, tingkat kemajuan sampai strukturpromosi, serta tingkat kerugian karyawan.

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan inventarisasi tenaga kerja adalah factor ketenagakerjaan, kualifikasi, pelatihan, pengalaman, kemampuan keahlian dalam penguasaan bahasa asing, distribusi usia, kombinasi factor, serta analisa leavers.

Enam kriteria primer yang d apat digunakan  untuk mengukur kinerja adalah:

1.      Quality, merupakan tingkat sejauh mana proses atau hasil pelaksanaan kegiatan mendekati kesempurnaan atau mendekati tujuan yang diharapkan.

2.      Quantity, merupakan jumlah yang dihasilkan, misalnya jumlah rupiah, jumlah unit, jumlah siklus kegiatan yang diselesaikan.

3.      Timeliness, adalah tingkat sejauh mana suatu kegiatan diselesaikan pada waktu yang dikehendaki, dengan memperhatikan koordinasi output lain serta waktu yang tersedia untuk kegiatan lain.

4.      Cost-sffectiviness, adalah tingkat sejauh mana penggunaan daya organisasi (manusia, keuangan, teknologi, material) dimaksimalkan untuk mencapai hasil tertinggi, atau pengurangan kerugian dari setiap unit penggunaan sumber daya.

5.      Need for supervision, merupakan tingkat sejauh mana seorang pekerja dapat melaksanakan suatu fungsi pekerjaan tanpa memerlukan pengawasan seseorang supervisor untuk mencegah tindakan yang kurang diinginkan.

6.      Interpersonal Impact, merupakan tingkat sejauh mana karyawan memelihara harga diri, nama baik dan kerja sama diantara rekan dan bawahan.

Dalam mempersiapkan potensi karyawan di masa depan perusahaan perlu mempersiapkan data-data mengenai:

1.      Pekerjaan apa yang dapat dilakukan karyawan saat ini?

2.      Pekerjaan apa yang dapat dilakukan karyawan di masa depan?

3.      Apakah karyawan perlu diberikan pelatihan yang sesuai dengan bidang pekerjaan dan diberikan kesempatan untuk mengembangkan pengalaman?

Dua masalah sumber daya manusia yang sering dijadikan sebagai indikasu efektifitas organisasional adalah ketidakhadiran (absenteeism) dan perputaran karyawan (turnover). Dalam masalh ketidakhadiran diharapkan perusahaan mampu meminimalisir tingkat ketidakhadiran karyawan dengan cara mencatat nama karyawan yang absen, mencatat sebab-sebab ketidakhadiran, memperhatikan kelompok umur yang sering absen, hari-hari sering tidak masuk kerja, serta kondisi kerja . Sedangkan masalah lain adalah turnover yang dapat diartikan sebagai aliran para karyawan yang masuk dan keluar perusahaan. Dengan adanya tingkat  turnover yang tinggi dari suatu departemen tertentu menunjukkan bahwa departemen tersebut perlu diperbaiki dalam hal pengawasan maupun kondisi kerjanya.